Vie privée

Cet avis explique ce que Keep The Process (« KTP », « nous ») collecte lorsque vous utilisez www.keeptheprocess.com et l’application qui se trouve derrière, pourquoi, qui le traite pour nous, et ce que vous pouvez faire à ce sujet. Chaque phrase ci-dessous décrit ce que le produit fait réellement aujourd’hui. Quand quelque chose est encore en construction, nous le disons.

1. Qui nous sommes et comment nous joindre

KeepTheProcess
6945 Av. Christophe-Colomb
Montréal (Québec) H2S 2H3
Canada

La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Sami MADINI. Pour tout ce qui concerne cet avis — une question, une demande au sujet de vos données, une plainte — écrivez à support@keeptheprocess.com.

2. Ce que nous collectons

En bref : les données de votre compte, ce que vous choisissez de consigner, vos réglages, et les traces techniques dont tout service Web a besoin. Nous ne collectons rien à votre sujet auprès d’autres entreprises ni de sources publiques.

Votre compte

• Votre adresse courriel, un nom d’utilisateur (votre « handle ») et un mot de passe. Le mot de passe est conservé par Amazon Cognito, le service de connexion que nous utilisons ; il n’entre jamais dans notre propre base de données.
• Si vous utilisez « Continuer avec Google », la connexion passe par Google et nous conservons l’identifiant que Google nous transmet, lié à votre compte, pour vous reconnaître la fois suivante.
• Un profil facultatif — une courte bio, un titre de poste et un lieu — seulement si vous les remplissez.

Ce que vous consignez

Tout est saisi par vous. Rien n’est récupéré ailleurs.

• Activités et compteurs, moments, routines, tâches, rappels, notes et concepts.
• Finances : comptes, catégories, transactions, budgets, factures et épargne, saisis à la main. Il n’y a aucune connexion bancaire, et il n’y en aura jamais.
• Sport : programmes, séances et entraînements, mesures corporelles et photos de progression.
• Alimentation : repas, produits et entrées, ainsi que les photos d’étiquettes ou de menus que vous numérisez.
• Émotions : les parts que vous nommez et les entrées que vous consignez à leur sujet.
• Parcours de vie : votre vision, vos rêves et vos bilans, les livres que vous suivez, et votre planification bitcoin.
• Les reçus, factures et relevés que vous téléversez pour la saisie financière, en photo ou en PDF.

Vos réglages

Langue, thème, fuseau horaire, format des heures, premier jour de la semaine, devise, les fonctions que vous avez activées, vos préférences de notification, vos préférences alimentaires et nutritionnelles, la cadence de vos bilans et le mode voyage.

Paiements

Si vous vous abonnez, Stripe encaisse le paiement. Nous conservons l’identifiant client que Stripe vous attribue ainsi que les enregistrements d’abonnement et de facture qu’il nous transmet (montants, dates, devise). Nous ne voyons ni ne stockons jamais votre numéro de carte.

Usage de l’IA

Chaque fois que vous utilisez une fonction d’IA (section 4), nous enregistrons quelle fonction a été utilisée, quel modèle a répondu et combien de jetons ont été consommés, afin de décompter l’allocation de votre forfait. Cet enregistrement contient des comptes, pas une copie de ce qui a été envoyé.

Données techniques

• Votre adresse IP, que nos serveurs voient pour répondre à vos requêtes et limiter les abus (limitation de débit).
• Un identifiant de corrélation par requête et des journaux serveur. Quand une ligne de journal mentionne une adresse courriel, elle est masquée (j**@exemple.com).
• Les témoins (cookies) et le stockage du navigateur décrits à la section 6.

3. Pourquoi nous l’utilisons

En bref : pour faire fonctionner le service auquel vous vous êtes inscrit, vous facturer si vous vous abonnez, le garder sécurisé, vous répondre — et, seulement avec votre consentement, mesurer comment il est utilisé.

• Faire fonctionner le service. Ce que vous consignez est ce que l’application vous montre. Vos réglages déterminent comment.
• Vous connecter et vous garder connecté d’une visite à l’autre.
• Facturer, par Stripe, si vous vous abonnez.
• Courriel. Un code de vérification ou un lien de connexion quand vous le demandez ; des avis de sécurité concernant votre compte ; des courriels d’activité selon vos préférences ; et des nouvelles du produit seulement tant que la préférence « Marketing » dans Réglages › Notifications par email est activée.
• Sécurité. Limitation de débit, refus de connexion sur un compte supprimé, et vérification d’un nouveau mot de passe contre les listes de fuites connues à l’inscription.
• Améliorer le produit. La mesure d’usage, seulement après que vous l’avez autorisée dans la bannière (section 6).
• Vous répondre quand vous nous écrivez.

Nous ne vendons pas vos données, nous ne les partageons pas avec des réseaux publicitaires, et nous ne dressons pas de profil de vous pour qui que ce soit. En termes juridiques, nous nous appuyons sur le contrat qui nous lie (faire fonctionner le service), sur votre consentement (mesure d’usage, courriels marketing, les fonctions d’IA que vous déclenchez), sur notre intérêt légitime à garder le service sécurisé, et sur les obligations que la loi nous impose (par exemple, tenir des registres comptables).

4. Fonctions d’IA

En bref : trois fonctions envoient ce que vous soumettez à un fournisseur d’IA, Anthropic, et seulement quand vous les déclenchez. Rien à votre sujet — ni votre nom, ni votre courriel, ni votre nom d’utilisateur — ne part avec.

Quelles fonctions, et ce que chacune envoie

• Numérisation alimentaire. Les photos de l’étiquette ou du menu que vous avez choisies, et une consigne fixe indiquant au modèle quoi lire.
• Saisie financière (reçus, factures, relevés). La photo ou le PDF que vous avez téléversé, une consigne, et la date du jour pour que les dates imprimées sur le document soient correctement résolues. Pour certains reçus, notre propre reconnaissance de texte lit d’abord l’image et seul le texte lu est envoyé, à la place de l’image.
• Coach de programme sportif. Le nom du programme, les noms de ses séances et exercices, les règles de progression, et les cibles, résultats et scores d’effort des entraînements récents — la même image que l’onglet Progression vous montre.
• Réflexion IA du module Émotions. Ce bouton existe mais n’est relié à aucun fournisseur d’IA aujourd’hui : le déclencher renvoie un texte d’attente et n’envoie rien hors de KTP. Avant de le relier, cet avis et la ligne sous le bouton le diront. Une fois relié, il enverra vos parts (nom et catégorie) et les entrées de la semaine (moment, part, intensité, déclencheur) — rien d’autre.

Ce qui est vrai pour toutes

• Elles ne s’exécutent que lorsque vous appuyez sur le bouton. Rien n’est envoyé en arrière-plan, selon un horaire, ni sans votre action.
• Le fournisseur est Anthropic, aux États-Unis. Ce qu’il fait de ce qu’il reçoit est régi par la politique du fournisseur. Nous ne décrivons pas ces pratiques ici, parce que nous ne les contrôlons pas.
• Nous conservons le résultat — les champs lus sur un reçu, les produits lus sur une étiquette, les conseils du coach — avec le reste de vos données, ainsi qu’un enregistrement d’usage avec le nombre de jetons (section 2).
• Il n’existe pas encore d’interrupteur pour désactiver les fonctions d’IA. Aujourd’hui, ne pas appuyer sur le bouton est le contrôle. Un interrupteur par fonction, avec une explication claire à la première utilisation de chacune, est sur notre feuille de route.

5. Qui traite vos données pour nous

En bref : les entreprises ci-dessous font tourner des parties du service pour notre compte. Personne d’autre ne reçoit vos données.

Voici les fournisseurs qui traitent des renseignements personnels pour notre compte. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne les partageons ni avec des réseaux publicitaires ni avec des réseaux sociaux.

6. Témoins (cookies), stockage local et mesure d’usage

En bref : quelques témoins vous gardent connecté et retiennent votre langue. La mesure d’usage reste désactivée tant que vous ne l’autorisez pas, et vous pouvez la désactiver de nouveau depuis le pied de page.

Strictement nécessaires

Le service ne peut pas fonctionner sans eux, ils ne demandent donc aucun choix :

• Les témoins de session de notre connexion, plus un jeton qui protège chaque écriture contre les requêtes forgées.
• NEXT_LOCALE : la langue que vous avez choisie, conservée un an.
• Un témoin de courte durée pendant qu’un lien de connexion demandé par courriel se termine.

Également sur votre appareil

• ktp_entry_door : la page d’accueil par laquelle vous êtes arrivé la première fois, conservée 180 jours. Après votre inscription, elle est enregistrée sur votre compte, pour que nous sachions quelle page vous a amené. Elle n’atteint notre mesure d’usage que si vous l’avez autorisée.
• Le stockage du navigateur contient votre choix concernant la mesure d’usage, votre thème et quelques préférences d’affichage. Rien de tout cela n’est envoyé nulle part.

Mesure d’usage — désactivée par défaut

• Nous utilisons trois outils : PostHog (quels écrans et quelles fonctions sont utilisés), Grafana Faro (vitesse des pages, erreurs JavaScript, traces du navigateur) et Google Analytics. Aucun ne se charge tant que vous n’avez pas cliqué sur « Autoriser la mesure d’usage » dans la bannière. Si vous refusez, rien ne se charge.
• Vous pouvez changer d’avis à tout moment via « Préférences de mesure d’usage » dans le pied de page. Le choix est conservé dans votre navigateur ; il se fait donc une fois par navigateur.
• Quand vous êtes connecté, les événements PostHog sont rattachés à l’identifiant de connexion de votre compte, avec votre forfait, votre rôle et la page d’arrivée ci-dessus — jamais votre courriel ni votre nom.
• Nous ne lisons pas le signal « Do Not Track » du navigateur ; c’est le choix fait dans la bannière qui compte.

Courriel

Resend, qui achemine nos courriels, nous indique si un courriel a été envoyé, livré, ouvert, ou si un lien qu’il contient a été cliqué.

7. Où vos données sont stockées

En bref : nous sommes au Québec ; la plupart de nos fournisseurs sont aux États-Unis.

Nous sommes établis au Québec, au Canada. Votre compte et ce que vous consignez sont stockés chez Amazon Web Services aux États-Unis, et les autres fournisseurs de la section 5 y traitent aussi les données, sauf Grafana Cloud, qui fonctionne au Canada. Vos données quittent donc le Canada et, si vous vivez dans l’Union européenne ou au Royaume-Uni, votre région. Les droits de la section 11 s’appliquent à vous où que vous viviez.

8. Combien de temps nous les conservons

En bref : tant que votre compte existe. Supprimer votre compte supprime tout, en quelques minutes.

• Ce que vous consignez est conservé tant que votre compte existe.
• Une photo que vous choisissez mais que vous n’attachez jamais à une entrée enregistrée est supprimée après 30 jours.
• Les images des documents que vous numérisez (reçus, factures, étiquettes, menus) sont conservées avec votre compte pour le moment. Une durée de conservation est en cours de définition ; cet avis l’indiquera dès qu’elle sera en place.
• Quand vous supprimez votre compte (Réglages › Zone de danger), chaque famille de données est effacée — compte, profil, réglages et chaque module. La suppression s’exécute en quelques minutes ; pendant ce temps, la connexion est refusée. Il ne reste qu’un enregistrement de suppression — identifiants, décomptes et horodatages, aucun contenu — comme preuve qu’elle a eu lieu.
• Les enregistrements de facturation transmis par Stripe sont conservés comme la comptabilité l’exige.

9. Comment nous les protégeons

En bref : chiffrées en transit et au repos, un jeton de connexion que les scripts de votre navigateur ne peuvent pas lire, des journaux masqués, et un moyen de fermer toutes les sessions d’un coup.

• Tout circule en HTTPS, avec une sécurité de transport stricte et une politique de sécurité du contenu sur chaque page.
• Votre jeton de connexion vit dans un témoin HttpOnly, hors de portée des scripts, et chaque écriture porte un jeton contre les requêtes forgées.
• La base de données est chiffrée au repos.
• Les lignes de journal qui mentionnent une adresse courriel la masquent, et les requêtes sont suivies par un identifiant de corrélation, pas par qui vous êtes.
• Les mots de passe font au moins 12 caractères, sont vérifiés contre les listes de fuites connues à leur création, et sont conservés par Amazon Cognito, pas par nous.
• L’API limite le débit des requêtes.
• « Se déconnecter de tous les appareils » dans Réglages › Sécurité ferme toutes les sessions d’un coup.

Aucun système n’est parfaitement sûr. Si un incident touche un jour vos renseignements personnels, nous vous le dirons.

10. Enfants

Keep The Process ne s’adresse pas aux personnes de moins de 18 ans. Si vous avez moins de 18 ans, ne créez pas de compte. Si nous apprenons qu’une personne de moins de 18 ans en possède un, nous la supprimerons. Écrivez à support@keeptheprocess.com si vous pensez que c’est le cas.

11. Vos droits et comment les exercer

En bref : consulter, corriger, emporter, supprimer, et dire non à la mesure d’usage — la plupart depuis l’application.

• Consulter ce que nous détenons. L’essentiel est sur vos écrans. Pour une copie complète, demandez une exportation (point suivant) ou écrivez à support@keeptheprocess.com.
• Corriger. Modifiez ce que vous voulez dans l’application.
• Emporter vos données. Réglages › Confidentialité › Télécharger vos données construit un fichier avec tout ce qui vous appartient et vous prévient quand il est prêt ; chaque lien de téléchargement fonctionne une heure, et l’exportation reste disponible 7 jours. Si vous ne pouvez pas vous connecter, écrivez à support@keeptheprocess.com et vous recevrez une copie sous 30 jours.
• Supprimer. Réglages › Zone de danger (section 8).
• Retirer votre consentement à la mesure d’usage. « Préférences de mesure d’usage » dans le pied de page de chaque page rouvre le choix ; la section 6 précise ce qu’il couvre.
• Arrêter les courriels marketing. Réglages › Notifications par email.
• Tenir vos données à l’écart des fonctions d’IA. N’appuyez pas sur leurs boutons ; chacune ne s’exécute que sur votre action (section 4).

Nous répondons aux demandes sous 30 jours. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou, si vous vivez ailleurs, auprès de l’autorité de protection des données de votre pays.

12. Modifications de cet avis

La date en haut de page indique quand cet avis a changé pour la dernière fois. Si un changement vous concerne — un nouveau fournisseur, un nouvel usage de vos données — nous vous le dirons dans l’application avant qu’il prenne effet.

13. Contact et plaintes

Par courriel : support@keeptheprocess.com, ou par la poste :

KeepTheProcess
Sami MADINI, responsable de la protection des renseignements personnels
6945 Av. Christophe-Colomb
Montréal (Québec) H2S 2H3
Canada